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Metodología KAIZEN

KAIZEN

La mayoría de nosotros hemos escuchado hablar sobre la metodología Kaizen, cuyo inicio se generó después de la Segunda Guerra Mundial, en Japón. Como consecuencia de la guerra, Japón necesitaba reactivar su economía de alguna forma y decide por medio de la producción lograr su objetivo; a partir de esta decisión, surgen varias metodologías, iniciando con el Toyotismo y, como consecuencia de esta, nace la metodología Kaizen.

De acuerdo con el libro “La filosofía Kaizen”, el modelo Kaizen es un método de mejora continua, es la contracción de las palabras japonesas “kai”, que significa cambio y “zen”, es decir, bueno o mejor. Kaizen es la adaptación continua de las herramientas y de los procedimientos existentes para mejorar el rendimiento final. En este método, es necesaria la participación de todos los empleados, gerentes y directores de la organización, para implementarla y adaptarla en todos los niveles.

En esta metodología se utilizan herramientas como el circulo PDCA o ciclo de Deming y la gestión de calidad total (Total Quality Management), el método 5S, la metodología Kanban, el diagrama de Ishikawa, etc.

La verdadera innovación de la metodología Kaizen es que el objetivo principal siempre serán objetivos pequeños; (anteriormente se buscaban grandes y profundas innovaciones). Este enfoque aporta una nueva idea, donde los cambios mínimos y continuos pueden resultar y tener un gran impacto.

Las mejoras en el método Kaizen suelen pasar por grupos de trabajo que se reúnen para detectar problemas recurrentes y con ello detectar posibles soluciones, también se pueden apoyar por medio de buzones de ideas, donde los empleados puedan expresar sus opiniones a situaciones actuales o hasta encontrar soluciones.

La metodología Kaizen se utiliza principalmente en gestión de calidad, mejora de la productividad, mejora de las condiciones de trabajo, reducción de costos, entre otros.

Una de las principales ventajas del método Kaizen es que el proceso nos permite realizar cambios con suavidad en las empresas, sin presiones, ya que la idea es que la mayoría de las iniciativas provengan de los mismos empleados, dando paso a una fácil implementación y aceptación de estas. Aunado a estas ventajas podemos decir que aumenta la motivación de los empleados al tomar los proyectos como propios, además, reduce la resistencia al cambio. Otra ventaja de esta metodología es que no es necesario contar con grandes inversiones o medios, pero sí se requiere autodisciplina y compromiso.

En palabras del fundador del Instituto Kaizen, Masaaki Imai, “El sistema Kaizen es la mejora diaria: cada día es un reto para encontrar una forma mejor de hacer las cosas. Requiere una enorme autodisciplina y compromiso”.

Durante el análisis preliminar se pueden retomar problemas detectados anteriormente o una posible mejora de un proceso ya establecido.

Nos podemos apoyar del Diagrama de Ishikawa, con el que se representan gráficamente las causas origen del problema 5M (Medida, Materia, Método, Mano de obra y Medio).

Para definir el objetivo se deberá evaluar la duración de un procedimiento, las cantidades producidas, la tasa de satisfacción, los residuos y los costos.

El objetivo de esta fase es formar y preparar a los equipos que participan o intervienen en el proyecto; tomando en cuenta que se busca encontrar el perfeccionamiento de los procesos y/o la operación.

Es necesario recordar la importancia de involucrar al personal que opera, ya que ellos al estar directamente relacionados con la ejecución, suelen conocer mejor los pormenores de su trabajo; esto ayudará a un mejor conocimiento de la operación y a alcanzar los objetivos deseados.

Nos podemos ayudar de diferentes herramientas, por ejemplo, los mapas mentales trabajados en equipo y los buzones de sugerencias para colaboradores.

Es necesario realizar una reevaluación de las medidas previamente definidas durante la primera y la segunda etapa; sin olvidarnos del objetivo principal, y llegando a concretar el proyecto, realizando los ajustes y cambios necesarios. Esta etapa se caracteriza por ser muy rápida, ya que son modificaciones concretas.

En esta etapa, el equipo se reúne para hacer un balance global a partir de los resultados obtenidos. Es importante darles seguimiento a los cambios. Los empleados deberán ser acompañados en el proceso y establecer una excelente comunicación para poder contar con los elementos necesarios para su implementación.

Existen muchas herramientas y métodos que se pueden utilizar en la metodología Kaizen. Tomemos el ciclo PHVA como ejemplo para aplicarlo.

Planificar es identificar el objetivo principal del proyecto y desarrollar una solución o mejora. Esta meta puede ser tan sencilla o complicada como los colabores la desarrollen.

Hacer es poner en marcha lo planificado para lograr el objetivo. Es comenzar a realizar los cambios definidos, haciendo un seguimiento puntual.

Verificar es supervisar las acciones implementadas durante la etapa anterior y mejoras detectadas. Es un buen momento para evaluar cuál o cuáles fueron los motivos de lograr el éxito o pasos que encaminaron al malogro.

Actuar es aplicar los cambios en todo el proyecto (ajustar), o si la planificación implementada no tuvo éxito, realizar pequeños cambios hasta que todo funcione. Es importante mantener el cambio y la continúa con su siguiente meta.

Por su naturaleza cíclica, el Ciclo PHVA facilita la implementación de cambios de forma continua.

En resumen, el enfoque de Kaizen puede ser altamente efectivo, sin embargo, es importante tener en cuenta que solo busca la mejora continua y no la innovación. Además, no garantiza que se resuelvan todos los problemas existentes, ya que perfeccionar constantemente un producto o proceso a partir de lo existente no siempre permite abordar todas las posibles deficiencias.

No hay que olvidar que la metodología Kaizen es una herramienta valiosa, útil y de fácil aplicación que requiere mucho seguimiento y compromiso por parte de todo el personal. Recuerda que entre más comprometido esté tu equipo de trabajo, más fácil será la implementación y la mejora tendrá mayor alcance.

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